O Passo-a-passo para uma Gestão de eventos de Sucesso
A gestão de eventos desempenha um papel crucial na criação e execução de eventos memoráveis. Mas um evento vai muito além do que o público vê e envolve uma série de tarefas estratégicas que garantem uma experiência positiva para os participantes.
Neste artigo, vamos explorar o que é a gestão de eventos e fornecer um guia passo-a-passo que te ajuda a alcançar o sucesso na organização dos teus eventos.
O que é a gestão de eventos?
A gestão de eventos é o ato de planear, organizar, conduzir e controlar as etapas envolvidas na produção de um evento, alinhando-as com objetivos específicos, como veremos mais adiante. Envolve uma série de tarefas, que incluem a escolha do local e data, seleção dos serviços necessários, gestão de prazos, orçamento, divulgação e vendas, e análise de resultados. Uma gestão de eventos bem executada pode ser o diferencial que determina o sucesso do mesmo.
Qual é a importância da gestão de eventos para empresas?
Eventos são grandes oportunidades para as empresas. Num único evento é possível crescer o público e seguidores, aumentar a word of mouth da marca e solidificar relações com stakeholders como funcionários, clientes e investidores. Especialmente depois de 2020, sabemos que nada substitui o contacto físico e emocional direto com potenciais clientes, afinal de contas somos seres sociais.
A importância dos eventos para uma estratégia de marketing é visível no crescimento do mercado dos eventos. Na verdade, há cada vez mais eventos, e não apenas os de grande dimensão precisam de preparação, qualquer tipo de eventos corporativos necessita de planeamento minucioso.
Não imaginamos a Apple lançar um novo modelo de iPhone sem um grande evento, pois não? Pois é. Eventos podem ser determinantes para lançamentos de produtos, algo impensável há anos atrás, mas que é cada vez mais frequente. Por isso, é importante incluir algum tipo de eventos pontuais na estratégia de marketing de uma marca.
Apesar de associarmos a maioria dos eventos às grandes marcas e empresas mais lucrativas, também é uma oportunidade para empresas pequenas se mostrarem, aumentar os seus negócios e a sua brand awareness.
Para empresas de pequena e média dimensão existem opções mais em conta que podem contribuir para a notoriedade da marca e chegar a novos públicos. É tudo uma questão de criatividade e organização. E consoante os objetivos é possível encontrar opções que ajudam impulsionar o teu negócio.
Agora que já entendeste a importância dos eventos e do seu planeamento para a tua estratégia de marketing, vamos mostrar-te o que precisas para ter um evento de deixar boas memórias na mente de todos os envolvidos.
Passo a passo para uma gestão de eventos bem-sucedida
Estabelece o objetivo do evento. Antes de tudo, define claramente o objetivo do teu evento. É um lançamento de produto? É aumentar o teu público? A promoção de uma data comemorativa? Queres aproveitar o verão para aumentar o engajamento nas redes sociais e passar bons momentos com amigos e clientes?
Estabelecer isto vai ajudar-te a direcionar todas as etapas do processo de organização.
Define o teu público-alvo. Conhecer o teu público-alvo é fundamental para adequar todas as decisões do evento, desde a estratégia de divulgação até o formato, localização e horário. A definição do público-alvo é um passo fundamental para o sucesso do evento. É importante entender para quem o evento se destina, pois isso influenciará nas estratégias de divulgação, no formato do evento, na localização, no horário e em outros detalhes relevantes.
Para definir o público-alvo, é necessário analisar o perfil dos teus clientes ideais, aqueles que são mais beneficiais para o teu negócio. Analisa o perfil dos teus clientes ideais e tenta entender o que procuram num evento, o que valorizam? E como podes dar aquele elemento de diversão a cada uma das pessoas. Além disso, é possível utilizar ferramentas digitais obter insights valiosos sobre o público-alvo como questionários a todos os convidados.
Escolher a melhor data: Seleciona uma data adequada. Considera fatores como a disponibilidade do público-alvo, concorrência de outros eventos e sazonalidade.
O mais importante aqui é certificares-te de que a data escolhida não coincide com feriados ou datas significativas.
Estabelece um orçamento: Este orçamento deve ser um bastante detalhado que inclui todas as despesas e receitas esperadas do teu evento. Isto vai ajudar-te a entender que tipo de evento podes realizar, controlar os gastos e tomar decisões financeiras mais assertivas durante a organização.
Cria um cronograma de todo o evento. Elabora um cronograma que inclui todas as atividades desde o planeamento até a execução. Depois disto, divide as tarefas em etapas e atribui prazos realistas para cada uma delas. Isso ajuda-te a manter tudo organizado e garantir que as atividades de todo o evento é concluído dentro do prazo.
Escolhe fornecedores confiáveis: Pesquisa e selecione fornecedores capazes de atender às necessidades do seu evento. Isso inclui fornecedores de serviços como som, iluminação, catering, decoração, entre outros. Certifica-te de estabelecer contratos claros e seguros para ambas as partes, definir prazos de entrega e ter uma linha de comunicação aberta para estares a par de imprevistos e urgências.
Divulgação do evento: A divulgação adequada é essencial para atrair o público-alvo e garantir a participação no evento. Utiliza estratégias de divulgação eficazes, como o uso de redes sociais, e-mail marketing, anúncios pagos e caso seja necessário, e caso faça sentido para a tua marca e tipo de evento, até parcerias com influenciadores ou empresas relacionadas pode ajudar a promover a adesão.
Além disso, aproveita todas as oportunidades de divulgação disponíveis, como listas de e-mails, sites especializados, e redes de contactos. Uma boa estratégia de divulgação aumenta a visibilidade do evento, e quantos mais de inscreverem, mais se vão querer inscrever devido ao fenómeno FOMO (Fear of missing out).
Avalia os resultados.
Após a realização do evento, faz uma análise dos resultados alcançados:
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Os objetivos foram atingidos?
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O que dizem os participantes sobre o mesmo?
Deves avaliar o feedback dos participantes e identificar oportunidades de melhoria para eventos futuros. Esta etapa é essencial para aprender com a experiência e aprimorar a gestão de evento.
Conclusão
A gestão de eventos desempenha um papel fundamental na criação e execução de eventos bem-sucedidos. Organizar um evento envolve diversos detalhes, tarefas e etapas que requerem tempo e atenção. Por ser um trabalho exigente, está sujeito a falhas que podem prejudicar o teu evento e a perceção do mesmo para os convidados.
Para ajudar existem no mercado diversas aplicações que consegue ajudar a controlar todos os passos do evento, a gestão de convidados e outras informações em tempo real. A Uingress, desenvolvida pela DIMEP, oferece uma solução abrangente para otimizar o tempo e minimizar erros humanos em todas as fases do evento.
A Uingress é uma plataforma que abrange um conjunto diversificado de módulos e funcionalidades, permitindo a gestão completa do evento desde o início até a análise dos dados estatísticos de participação. Com a Uingress, os organizadores podem concentrar-se em “pensar” no evento, enquanto lidam menos com tarefas repetitivas e propensas a erros.
Ao adotar a Uingress como a ferramenta de gestão de eventos, os organizadores podem focar no sucesso do evento, permitindo que a plataforma cuide de todas as tarefas repetitivas e ofereça uma experiência integrada e eficiente.
Se ponderar a aquisição de uma aplicação para ajudar a gerir o seu evento experimente a Uingress da DIMEP. Esta pode ser a solução ideal para maximizar o tempo, minimizar erros e garantir o sucesso na organização e execução de eventos.
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